Events Admin Assistant

Social Farms & Gardens – Bilingual Events Administration Assistant 

We are looking for a freelance Events Administrator to enable the smooth delivery of a number of bilingual events taking place in Carmarthenshire as part of the Food Systems Development Project to end December 2024. 

Social Farms & Gardens 

Social Farms & Gardens is a UK wide charity supporting communities to farm, garden and grow together. We:

  • Advocate and campaign for greater recognition, funding and opportunities for nature-based activities. 
  • Provide expert advice, support and a free membership scheme to support communities to grow in sustainable ways. 
  • Design and deliver innovative training programmes which empower and enable communities to thrive and grow. 
  • Forge pathways for our members to access commissioned services and demonstrates that they deliver high quality provision. 
  • Our vision sees people and communities reaching their full potential through community growing and nature-based activities as a part of everyday life. 
  • We represent a network of 3,000 community growing spaces throughout the UK who operate as independent organisations meeting the needs of their community with the assets in their community. Around 350 of these organisations are based in Wales. We are a team of 12 part time staff operating in Wales. 

Sustainable Food Places  

The Sustainable Food Places Network brings together pioneering food partnerships from towns, cities, boroughs, districts and counties across the UK that are driving innovation and best practice on all aspects of healthy and sustainable food. The SFP in Carmarthenshire is called Bwyd Sir Gâr Food. It meets monthly and is involved in a range of different projects including: 

  • Food Systems Development Project 
  • Bwyd Sir Gâr Food Charter Development 
  • Carmarthenshire Machinery Ring Development 
  • Gardeniser Carmarthenshire 
  • Carmarthenshire Food Systems Development Project (Oct 2023 – Dec 2024) 
  • The Food Systems Development Project is acting simultaneously at key intervention points (weaknesses) in the local food system: production, processing and provision.  

Three interconnected strands of project delivery: 

  • Connected Communities and Community Access to Healthy Food: Create, sustain and train community food initiatives with increased local sustainable supply.  
  • Strategic Land Management for Public Goods: Innovation for supply chain development, county land assets and public sector food. 
  • Communications: Building a ‘good food movement’ accessible to all. 

The events we are looking for support with are likely to include: 

  • Group study visits (these will take place across Wales and West England) 
  • Carmarthenshire Town 5-acres consultation 
  • Machinery Ring consultations, training and maintenance sessions 
  • Support for community growers in Carmarthenshire to participate in Have a Grow 
  • 10 Food Charter workshops 
  • BSGF Steering Group meetings (Monthly, Tuesday 1 – 3pm) 

Events tend to be small scale and informal, but we are required to follow strict branding guidelines and they must be run safely, and we endeavour to ensure inclusivity. The role will be focused on organising the administration for agreed events. This includes: 

  • Booking venues and arranging catering (accommodating dietary and access needs). 
  • Completing a risk assessment for each event. 
  • Bilingual event promotion (direct email, social media and event listings). 
  • Supporting speakers and hosts, as required. 
  • Dealing with enquiries from delegates/participants. 
  • Managing bookings. 
  • Ensuring all external communications are appropriately branded. 
  • Preparing sign in sheets, feedback forms and handouts. 
  • Supporting delivery “on the day”. 

The ideal candidate will: 

  • Have strong bilingual communication skills (English, Cymraeg) 
  • Live in (or with easy access to) Carmarthenshire and be able to attend events on different days (advance notice given) 
  • Have strong administration experience 
  • Have strong event support experience 
  • Have the ability to travel around the county (to rural areas) 
  • Have understanding of, and passion for, the Food Systems Development project aims 
  • Be able to work flexibly – workload expected to be around 5 hours per week + events to end December 2024. But it will not be a fixed contract. 
  • Be a self-starter who can work independently to allow pre-designed events to run successfully. 
  • Understand GDPR requirements. 

SF&G will provide: 

  • Payment at an agreed day rate (based on 7.5 hours) payable on provision of an invoice. 
  • Support for core branding and messaging from SF&G Marketing Coordinator 
  • Access to our CRM system to manage event bookings. 
  • Access to a Zoom account. 

If you interested in this contract, please send a short 1-side cover letter to [email protected] explaining how you are the “ideal candidate” and letting us know your day rate. 

For further information about the contract, please contact [email protected]   

Ffermydd a Gerddi Cymdeithasol - Cynorthwy-ydd Gweinyddol Digwyddiadau Dwyieithog

Rydym yn chwilio am Weinyddwr Digwyddiadau llawrydd i alluogi darpariaeth ddidrafferth nifer o ddigwyddiadau dwyieithog a gynhelir yn Sir Gaerfyrddin fel rhan o'r Prosiect Datblygu Systemau Bwyd hyd at ddiwedd Rhagfyr 2024.
Ffermydd a Gerddi Cymdeithasol

Mae Ffermydd a Gerddi Cymdeithasol yn elusen ledled y DU sy’n cefnogi cymunedau i ffermio, garddio a thyfu gyda’i gilydd. Rydym yn:

  • Eirioli ac ymgyrchu am fwy o gydnabyddiaeth, cyllid a chyfleoedd ar gyfer gweithgareddau sy’n seiliedig ar natur.
  • Darparu cyngor arbenigol, cefnogaeth a chynllun aelodaeth am ddim i gefnogi cymunedau i dyfu mewn ffyrdd cynaliadwy.
  • Dylunio a chyflwyno rhaglenni hyfforddi arloesol sy'n grymuso ac yn galluogi cymunedau i ffynnu a thyfu.
  • Creu llwybrau i'n haelodau gael mynediad at wasanaethau a gomisiynir a dangos eu bod yn darparu darpariaeth o ansawdd uchel.
  • Mae ein gweledigaeth yn gweld pobl a chymunedau yn cyrraedd eu llawn botensial trwy dyfu cymunedol a gweithgareddau natur fel rhan o fywyd bob dydd. Rydym yn cynrychioli rhwydwaith o 3,000 o fannau tyfu cymunedol ledled y DU sy’n gweithredu fel sefydliadau annibynnol sy’n diwallu anghenion eu cymuned gyda’r asedau yn eu cymuned. Mae tua 350 o'r sefydliadau hyn wedi'u lleoli yng Nghymru. Rydym yn dîm o 12 aelod o staff rhan amser sy'n gweithredu yng Nghymru.

Lleoedd Bwyd Cynaliadwy

Mae’r Rhwydwaith Lleoedd Bwyd Cynaliadwy yn dod â phartneriaethau bwyd arloesol ynghyd o drefi, dinasoedd, bwrdeistrefi, ardaloedd a siroedd ledled y DU sy’n sbarduno arloesedd ac arfer gorau ym mhob agwedd ar fwyd iach a chynaliadwy.

Bwyd Sir Gâr yw enw'r LlBC yn Sir Gaerfyrddin. Mae’n cyfarfod yn fisol ac yn cymryd rhan mewn amrywiaeth o brosiectau gwahanol gan gynnwys:

  • Prosiect Datblygu Systemau Bwyd
  • Bwyd Sir Gâr - Datblygu Siarter Fwyd
  • Datblygu Cylch Peiriannau Sir Gaerfyrddin
  • Garddwrio Sir Gaerfyrddin

Prosiect Datblygu Systemau Bwyd Sir Gaerfyrddin (Hydref 2023 – Rhagfyr 2024)

Mae'r Prosiect Datblygu Systemau Bwyd yn gweithredu ar yr un pryd ar bwyntiau ymyrryd allweddol (gwendidau) yn y system fwyd leol: cynhyrchu, prosesu a darparu.
Tri llinyn rhyng-gysylltiedig o gyflawni prosiectau:

  • Cymunedau Cysylltiedig a Mynediad Cymunedol i Fwyd Iach: Creu, cynnal a hyfforddi mentrau bwyd cymunedol gyda mwy o gyflenwad cynaliadwy lleol.
  • Rheolaeth Tir Strategol ar gyfer Nwyddau Cyhoeddus: Arloesi ar gyfer datblygu cadwyn gyflenwi, asedau tir sirol a bwyd y sector cyhoeddus.
  • Cyfathrebu: Creu ‘mudiad bwyd da’ sy’n hygyrch i bawb.

Mae’r digwyddiadau rydym yn chwilio am gefnogaeth gyda nhw yn debygol o gynnwys:

  • Ymweliadau astudio grŵp (cynhelir y rhain ledled Cymru a Gorllewin Lloegr)
  • Ymgynghoriad 5-erw Tref Sir Gaerfyrddin
  • Ymgynghoriadau Cylch Peiriannau, sesiynau hyfforddi a chynnal a chadw
  • Cefnogaeth i dyfwyr cymunedol yn Sir Gaerfyrddin i gymryd rhan yn Trio Tyfu 2024
  • 10 gweithdy Siarter Fwyd
  • Cyfarfodydd Grŵp Llywio BSGF (Misol, dydd Mawrth 1 – 3pm)

Mae digwyddiadau’n tueddu i fod ar raddfa fach ac anffurfiol, ond mae’n ofynnol i ni ddilyn canllawiau brandio llym a rhaid eu rhedeg yn ddiogel, ac rydym yn ymdrechu i sicrhau cynwysoldeb.

Bydd y rôl yn canolbwyntio ar drefnu gweinyddiaeth ar gyfer digwyddiadau y cytunwyd arnynt. Mae hyn yn cynnwys:

  • Archebu lleoliadau a threfnu arlwyo (gan ddarparu ar gyfer anghenion dietegol a mynediad).
  • Cwblhau asesiad risg ar gyfer pob digwyddiad.
  • Hyrwyddo digwyddiad dwyieithog (e-bost uniongyrchol, cyfryngau cymdeithasol a rhestrau digwyddiadau).
  • Cefnogi siaradwyr a gwesteiwyr, yn ôl yr angen.
  • Delio ag ymholiadau gan gynrychiolwyr/cyfranogwyr.
  • Rheoli archebion.
  • Sicrhau bod pob cyfathrebiad allanol wedi'i frandio'n briodol.
  • Paratoi taflenni mewngofnodi, ffurflenni adborth a thaflenni gwybodaeth.
  • Cefnogi cyflwyno “ar y diwrnod”.

Bydd yr ymgeisydd delfrydol yn:

  • Meddu ar sgiliau cyfathrebu dwyieithog cryf (Saesneg, Cymraeg)
  • Byw yn (neu gyda mynediad hawdd i) Sir Gaerfyrddin a gallu mynychu digwyddiadau ar ddiwrnodau gwahanol (rhoddwyd rhybudd ymlaen llaw)
  • Meddu ar brofiad gweinyddol cryf
  • Meddu ar brofiad cryf o gefnogi digwyddiadau
  • Meddu ar y gallu i deithio o amgylch y sir (i ardaloedd gwledig)
  • Meddu ar ddealltwriaeth o nodau'r prosiect Datblygu Systemau Bwyd ac angerdd drostynt
  • Gallu gweithio'n hyblyg - disgwylir i'r llwyth gwaith fod tua 5 awr yr wythnos + digwyddiadau hyd at ddiwedd Rhagfyr 2024. Ond ni fydd yn gontract sefydlog.
  • Byddwch yn berson hunan-gychwynnol sy'n gallu gweithio'n annibynnol i ganiatáu i ddigwyddiadau a gynlluniwyd ymlaen llaw redeg yn llwyddiannus.
  • Deall gofynion GDPR.

Bydd Ff&GC yn darparu:

  • Taliad ar gyfradd dydd y cytunwyd arni (yn seiliedig ar 7.5 awr) yn daladwy ar ddarparu anfoneb.
  • Cefnogaeth ar gyfer brandio craidd a negeseuon gan Gydlynydd Marchnata Ff&GC
  • Mynediad i'n system CRM i reoli archebion digwyddiadau.
  • Mynediad i gyfrif Zoom.

Os oes gennych ddiddordeb yn y contract hwn, anfonwch lythyr eglurhaol byr un ochr i [email protected] yn esbonio sut mai chi yw'r “ymgeisydd delfrydol” a rhoi gwybod i ni beth yw eich cyfradd diwrnod.
I gael rhagor o wybodaeth am y contract, cysylltwch â [email protected]

Left Column Feature: 
Events
Our Work