Sustainable Food Procurement for Local Prosperity
PROVISION OF LEASE HIRE PRODUCTION EQUIPMENT TO GROWERS IN AND AROUND NORTH POWYS OR CARMARTHENSHIRE (TWO CONTRACTS)
PROJECT INTRODUCTION AND BACKGROUND
Working in partnership, Social Farms & Gardens, Open Food Network, Cultivate, Development Trusts Association Wales and Foothold Cymru, aim to demonstrate that the public sector CAN procure efficiently from local producers using methods that benefit the natural environment and local prosperity.
Collaborating with Sustainable Food Places Officers in North Powys and Carmarthenshire, two Procurement Hubs are purchasing from local, small-scale growers, aggregating supply and providing produce to the public sector that meets (or exceeds) requirements in terms of ease, cost and sustainability.
SUPPORTING GROWERS
The project aims to:
• Create new jobs in the rural economy.
• Upskill growers.
• Provide steady markets for existing horticulture growers and producers.
• Provide training in agroecological farming practices as well as enterprise support.
• Increase the capacity of growers to meet increasing public demand in North Powys / Carmarthenshire
This pilot will be the test bed for future growers, Hubs and procurers. It will better equip small rural businesses to develop more sustainable and viable enterprises.
Our long-term strategy is to use the learning from this pilot to develop the model including technological advancements, upscaling growers/producers and empowering local procurement champions within the public sector.
We will be investing in local growers through training, networks and the provision of capital equipment.
BRIEF OUTLINE
We are looking for a single organisation with the will, capacity and knowledge to provide lease hire equipment to growers to increase their ability to supply the public sector in North Powys/ Carmarthenshire and to grow in ways that benefit nature.
Initially, priority of access to the equipment will be given to small-scale, agroecological producers who are feeding into the procurement food hub pilot project (up to 10 growers). Longer term, other growers may also be eligible to hire equipment from the provider.
Our aspiration is for a well-managed “library of things” that will be available for growers in and around North Powys/ Carmarthenshire at a nominal rate. Equipment could be provided on long-term lease to specific growers and/or short-term lease arrangements could be offered.
Equipment will:
• Help growers to use more nature-friendly methods
• Help growers to be more productive
• Help growers to develop and cultivate a wider product range
• Help growers to manipulate their produce so it is suitable for public sector market
• Help growers to transport their produce
The contract holder will be required to:
• Work with the local Sustainable Food Places Coordinator and Procurement Food Hub to assess the priority needs of local growers, within the framework of this project.
• Purchase equipment following competitive tendering requirements and anticipating the longevity of the “library”.
• Provide a lease hire agreement with sites to include on-site maintenance. Note: Social Farms & Gardens will provide a legal framework template for the lease hire.
• Arrange and supervise delivery, installation, initial use and subsequent troubleshooting of equipment supplied.
• Keep all necessary financial records relating to the equipment:
o Date purchased
o Description of equipment
o Price paid (inc. net recoverable VAT)
o Serial / Identification numbers
o Location of the equipment
o Any date of disposal
o Any sale of net of VAT
NB – NO equipment must be disposed of, transferred or dissipated before September 2028 without the prior written consent of Social Farms & Gardens (WG IoA 36.)
The library of equipment should be easily accessible to growers in North Powys/ Carmarthenshire.
TENDERING INFORMATION
Dates
Quotes received: Tuesday 29th Nov 2022
Contract awarded: Wednesday 7th Dec 2022
Spend Completed: Friday 24th March 2023
Proposed Fee
We are looking to provide the library for around £15,000. Any submission should detail value for money, likely equipment to be provided / available. It should detail whether long-term or short-term lease arrangements will be offered and how these will be managed. It should detail the management arrangements and demonstrate how the library will be sustainable.
Your Track Record
You should:
- Be familiar with small-scale, agroecological growers in North Powys/ Carmarthenshire and understand their needs.
- Be engaged with your local Sustainable Food Places partnership.
- Be able to assess needs of growers with regards to public sector procurement requirements.
- Have experience of managing a “library of things” or leasing equipment to small-scale end users who may work with volunteers.
- Have knowledge of the installation and use of a range of production equipment used by small-scale growers.
- Be able to access growers in North Powys/ Carmarthenshire and have ability to transport equipment which may be bulky.
Next Steps
Tenders should be submitted via Sell2Wales or directly to the contact email below by the dates provided. Full costs should be detailed (including whether VAT is applicable) and you should explain how your track record shows that you could meet the requirements of this contract.
- Carmarthenshire - click here for more information
- Powys - click here for more information
Assessment of Tenders
Tenders will be assessed by a panel of Social Farms & Gardens staff and PFH Steering Group member(s). Tenders will be assessed on whether they meet the stated criteria and whether they offer value for money.
FURTHER INFORMATION
Alison Sheffield, Project Coordinator, Social Farms & Gardens
[email protected], 07752 542 853
Caffael Bwyd Cynaliadwy er Ffyniant Lleol
DARPARU OFFER CYNHYRCHU I’W HURIO AR BRYDLES AR GYFER TYFWYR SIR GÂR A’R ARDAL NEU GOGLEDD POWYS (DAU GONTRACT)
CYFLWYNIAD I A CHEFNDIR Y PROSIECT
Nod Ffermydd a Gerddi Cymdeithasol, y Rhwydwaith Bwyd Agored, Cultivate, Cymdeithas Ymddiriedolaethau Datblygu Cymru a Foothold Cymru, trwy weithio mewn partneriaeth yw dangos y GALL y sector cyhoeddus gaffael yn effeithlon gan gynhyrchwyr lleol trwy ddefnyddio dulliau sydd o fudd i’r amgylchedd lleol a ffyniant lleol.
Trwy gydweithio gyda Swyddogion Lleoedd Bwyd Cynaliadwy Gogledd Powys a Sir Gâr, mae dau Hyb Caffael yn prynu gan dyfwyr bach lleol, gan gydgrynhoi’r cyflenwad ac yn darparu cynnyrch ar gyfer y sector cyhoeddus sy’n bodloni (neu’n rhagori ar) gofynion o safbwynt hwylustod, cost a chynaliadwyedd.
CEFNOGI TYFWYR
Nod y prosiect yw:
• Creu swyddi newydd yn yr economi lleol.
• Uwchsgilio tyfwyr
• Darparu marchnadoedd cyson ar gyfer tyfwyr a chynhyrchwyr garddwriaeth presennol.
• Darparu hyfforddiant mewn arferion ffermio amaethecolegol yn ogystal â chefnogi mentrau.
• Cynyddu capasiti tyfwyr i fodloni galw cynyddol gan y cyhoedd yn Sir Gâr/ Gogledd Powys.
Bydd y prosiect peilot hwn yn wely prawf ar gyfer tyfwyr, Hybiau a chaffaelwyr y dyfodol. Bydd yn paratoi busnesau bach gwledig yn well i ddatblygu mentrau mwy cynaliadwy a hyfyw.
Ein strategaeth hirdymor yw defnyddio’r hyn a ddysgir o’r peilot hwn i ddatblygu’r model, gan gynnwys datblygiadau technolegol, ehangu tyfwyr/cynhyrchwyr a grymuso hyrwyddwyr caffael lleol o fewn y sector cyhoeddus.
Byddwn yn buddsoddi mewn tyfwyr lleol trwy hyfforddiant, rhwydweithiau a thrwy ddarparu offer cyfalaf.
AMLINELLIAD CRYNO
Rydym yn chwilio am sefydliad unigol, sydd â’r awydd, capasiti a gwybodaeth i ddarparu offer i’w hurio ar brydles ar gyfer tyfwyr er mwyn cynyddu eu gallu i gyflenwi’r sector cyhoeddus yn Sir Gâr/ Gogledd Powys ac i dyfu mewn ffyrdd sy’n fuddiol i natur.
Yn y lle cyntaf, rhoddir blaenoriaeth o ran mynediad at yr offer i gynhyrchwyr amaethecolegol bach, sy’n cyfrannu at brosiect peilot yr hyb caffael ar fwyd (hyd at 10 tyfwr). Yn y tymor hwy, hwyrach y bydd tyfwyr eraill yn gymwys i hurio offer gan y darparwr.
Ein dyhead yw cael “llyfrgell offer” a reolir yn dda, sydd ar gael i dyfwyr Sir Gâr a’r ardal/ Gogledd Powys ar raddfa enwol. Gellir prydlesu offer ar sail hirdymor i dyfwyr penodol a/neu gellir cynnig trefniadau prydlesu tymor byr.
Bydd yr offer yn:
• Helpu tyfwyr i ddefnyddio dulliau mwy cyfeillgar i natur
• Helpu tyfwyr i fod yn fwy cynhyrchiol
• Helpu tyfwyr i ddatblygu a thyfu ystod cynnyrch ehangach
• Helpu tyfwyr i drin eu cynnyrch i sicrhau ei fod yn addas ar gyfer marchnad y sector cyhoeddus
• Helpu tyfwyr i gludo eu cynnyrch
Bydd gofyn i ddeiliad y contract:
• Weithio gyda’r Cydlynydd Lleoedd Bwyd Cynaliadwy a’r Hyb Caffael Bwyd i asesu anghenion blaenoriaeth tyfwyr lleol, o fewn fframwaith y prosiect hwn.
• Prynu offer gan ddilyn gofynion tendro cystadleuol a rhagweld pa mor hir bydd y “llyfrgell” yn parhau.
• Darparu cytundeb hurio ar brydles i gynnwys gwaith cynnal a chadw ar y safle. Noder: bydd Ffermydd a Gerddi Cymdeithasol yn darparu templed o fframwaith cyfreithiol ar gyfer hurio ar brydles.
• Trefnu a goruchwylio cyflenwi, gosod, defnydd cychwynnol a delio gydag unrhyw broblemau sy’n codi wedyn o ran yr offer a gyflenwir.
• Cadw’r holl gofnodion ariannol angenrheidiol mewn perthynas â’r offer:
o Dyddiad prynu
o Disgrifiad o’r offer
o Pris a dalwyd (gan gynnwys TAW net adenilladwy)
o Cyfeirnodau / rhifau adnabod
o Lleoliad yr offer
o Dyddiad cael gwared ar unrhyw offer
o Gwerthu unrhyw offer heb DAW
DS - Ni chaniateir cael gwared ar unrhyw offer, na’i drosglwyddo neu ei wasgaru cyn Medi 2028 heb ganiatâd ysgrifenedig ymlaen llaw gan Ffermydd a Gerddi Cymdeithasol (WG IoA 36.)
Dylai’r llyfrgell offer fod yn hygyrch i dyfwyr yn Sir Gâr/ Gogledd Powys.
GWYBODAETH TENDRO
Dyddiadau
Derbyn dyfynbrisiau: Dydd Mawrth 29eg Tach 2022
Dyfarnu’r Contract: Dydd Mercher 7eg Rhag 2022
Gorffen Gwario: Dydd Gwener 24ain Mawrth 2023
Y Ffi Arfaethedig
Rydym yn bwriadu darparu’r llyfrgell am rwy £15,000. Dylai unrhyw gynnig nodi manylion gwerth am arian, yr offer sy’n debygol o gael ei ddarparu/fydd ar gael. Dylid nodi a fydd trefniadau prydlesu hirdymor neu dymor byr yn cael eu cynnig, a sut y caiff y rhain eu rheoli. Dylid nodi hefyd y trefniadau rheoli a dangos sut bydd y llyfrgell yn gynaliadwy.
Eich Hanes Blaenorol
Dylech:
- Fod yn gyfarwydd gyda thyfwyr amaethecolegol bach yn Sir Gâr/ Gogledd Powys a deall eu hanghenion.
- Ymgysylltu â’ch partneriaeth Lleoedd Bwyd Cynaliadwy lleol.
- Fod yn gallu asesu anghenion tyfwyr mewn perthynas â gofynion caffael y sector cyhoeddus.
- Meddu ar brofiad o reoli “llyfrgell offer” neu brydlesu offer i ddefnyddwyr bach sy’n gweithio gyda gwirfoddolwyr efallai.
- Meddu ar wybodaeth ynghylch gosod a defnyddio ystod o offer cynhyrchu a ddefnyddir gan dyfwyr bach.
- Bod yn gallu cael mynediad at dyfwyr yn Sir Gâr/ Gogledd Powys a gallu cludo offer a all fod yn fawr.
Camau Nesaf
Dylid cyflwyno tendrau trwy GwerthwchiGymru neu’n uniongyrchol trwy’r cyfeiriad ebost isod, erbyn y dyddiadau a nodir. Dylid nodi manylion llawn y costau (gan gynnwys a yw TAW yn berthnasol ai peidio) a dylid egluro sut mae eich hanes blaenorol yn dystiolaeth y gallwch fodloni gofynion y contract hwn.
- Sir Gâr - cliciwch yma am fwy o wybodaeth
- Gogledd Powys - cliciwch yma am fwy o wybodaeth
Asesu Tendrau
Bydd panel o staff Ffermydd a Gerddi Cymdeithasol ac aelod(au) Grŵp Llywio PFH yn asesu’r tendrau. Seilir asesiad o’r tendrau ar eu gallu i ddiwallu’r meini prawf a nodwyd, ac a ydynt yn cynnig gwerth am arian.
GWYBODAETH BELLACH
Alison Sheffield, Cydlynydd y Prosiect, Ffermydd a Gerddi Cymdeithasol
[email protected], 07752 542 853
This project has received funding through the Welsh Government Rural Communities - Rural Development Programme 2014-2020, which is funded by the European Agricultural Fund for Rural Development and the Welsh Government to pilot two new procurement food hubs in Carmarthenshire and North Powys.
Mae’r prosiect hwn wedi derbyn cyllid trwy gronfa Cymunedau Gwledig Llywodraeth Cymru – Rhaglen Datblygu Gwledig 2014-2020, sy’n cael ei gyllido gan Gronfa Amaethyddol Ewrop ar gyfer Datblygu Gwledig a Llywodraeth Cymru i gynnal peilot ar gyfer dau hyb caffael bwyd newydd yn Sir Gâr a Gogledd Powys.
